Votre caisse enregistreuse sur iPad et iPhone
Souvent mal interprétée, la loi Finances du 1er janvier 2018 laisse penser que s’équiper d’une caisse enregistreuse est désormais obligatoire. Mais cela n’est pas tout à fait le cas. Démêlons le vrai du faux.
La caisse enregistreuse est un outil indispensable pour de nombreux commerces, mais pour qui est-elle réellement obligatoire ? Depuis 2018, les règles ont évolué avec l’introduction de la certification NF525. Les commerçants assujettis à la TVA qui utilisent un système de caisse ont dorénavant l’obligation de se doter d’un logiciel certifié. Cela signifie que si votre entreprise est soumise à la TVA, vous devez vous assurer que votre caisse enregistreuse et son logiciel respectent cette norme.
Cette réglementation vise à prévenir la fraude fiscale et à assurer une traçabilité transparente des ventes. La certification garantit que le logiciel n’autorise pas la modification ou l’occultation des recettes, assurant ainsi l’intégrité des données financières. Cette obligation s’applique à une grande variété de commerces, des restaurants aux magasins de détail, en passant par les prestataires de services.
Il est important de noter que l’utilisation d’une caisse enregistreuse en tant que telle n’est pas obligatoire, mais elle devient une nécessité pour se conformer aux exigences fiscales et gérer efficacement les transactions et la TVA.
Il est aujourd’hui toujours possible de se contenter d’un carnet à souche et d’une calculatrice pour éditer ses tickets. Chose réalisable lorsque l’on enregistre peu de paiements dans la journée, mais qui peut vite devenir chronophage pour un commerce de taille plus importante.
Qui plus est, si les commerçants ne sont pas tenus d’avoir une caisse enregistreuse de manière obligatoire, la dernière loi Finance impose d’autres contraintes. Elle renforce notamment le dispositif de certification des logiciels de caisse.
Ce type de logiciel mémorise de façon extra-comptable les paiements enregistrés par les commerçants et autres prestataires de services.
L’arrêté du 3 octobre 1983 impose de remettre une note détaillée pour tout paiement supérieur à 25€ TTC (pour les montants inférieurs à 25€, l’édition d’un ticket n’est obligatoire que sur demande du client). De plus, toutes les recettes d’un commerçant doivent pouvoir être justifiées, et ce quelque soit le montant et même si le client n’a pas exigé l’édition d’un ticket de caisse. C’est pourquoi disposer d’un tel système s’avère plus que nécessaire.
En effet, si la loi ne rend pas la caisse enregistreuse obligatoire, il est vivement conseillé de s’en équiper afin de faciliter la conservation et l’exportation de documents comptables.
Si vous choisissez de vous en doter, soyez prudent, car certains logiciels de caisse ne sont pas conformes à la législation en vigueur. Si l’éditeur de caisse ne fournit pas d’attestation individuelle, un certificat de conformité doit être délivré par un organisme accrédité. Cette certification obligatoire pour tout logiciel de caisse enregistreuse doit attester du respect de plusieurs conditions :
Ce renforcement de la loi vise à lutter contre les logiciels frauduleux et utilisés pour effacer les traces de certains paiements en espèces notamment. L’obligation concerne tous les commerçants et prestataires de services assujettis à la TVA. Si vous disposez déjà d’un système respectant la réglementation, une simple mise à jour et un certificat de conformité du fournisseur suffisent. Sinon, investissez dans un nouveau logiciel de caisse répondant aux critères exigés par la loi.
Tactile, tablette ou classique, numérique ou alphanumérique : il existe plusieurs types de caisses enregistreuses. Certaines offrent des fonctionnalités basiques permettant d’éditer et conserver des tickets de caisse ; quand d’autres permettent de gérer de nombreuses tâches, comme le traitement de réductions, la mise à jour du stock ou encore la préparation de la facturation.
Pas facile de s’y retrouver parmi toutes les possibilités et les différentes gammes de prix.
Le choix dépendra bien sûr de l’utilisation qui en est faite par le commerçant ou restaurateur, mais aussi du budget qu’il peut y accorder. Une caisse classique sera parfaite pour un petit commerce. Un établissement gérant beaucoup de paiements et de stocks se tournera vers un système plus évolué.
Pour faire le meilleur choix, n’hésitez pas à réaliser un cahier des charges récapitulant vos besoins en termes d’encaissement, de service et de gestion.
Quel que soit le type de caisse enregistreuse dont vous vous équipez, il est indispensable de s’assurer que le logiciel dont elle est dotée respecte les critères précédemment cités.
