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À quelles normes la caisse doit-elle répondre et quels sont les risques encourus en cas de non-conformité ? Quelles nouvelles obligations sont entrées en vigueur en 2023 ?
En 2023, la loi en vigueur concernant les caisses enregistreuses est celle de 2016, appliquée depuis 2018. Elle stipule que les professionnels assujettis à la TVA et utilisant une caisse enregistreuse doivent se doter d’un logiciel sécurisé, conforme aux exigences du Code des Impôts. De plus, bien qu’il ne soit pas obligatoire d’obtenir une certification par un organisme accrédité, le logiciel doit néanmoins être délivré avec un certificat individuel répondant au modèle fourni par l’administration.
La certification d’un logiciel de caisse est soumise à plusieurs critères d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage des données. Le but de cette normalisation est, pour l’État, de mieux lutter contre les fraudes à la TVA : le logiciel de caisse certifié enregistre en effet toutes les transactions sans qu’il soit possible pour le commerçant de les modifier.
En cas d’utilisation d’un logiciel de caisse non conforme ou d’incapacité à prouver la conformité de son logiciel, le commerçant s’expose à une amende de 7 500 euros. Les fournisseurs ou éditeurs de logiciels de caisse doivent donc fournir aux professionnels une attestation de conformité, sous format numérique ou papier. Pour être reconnue, l’attestation doit mentionner le nom du logiciel et sa référence, la date de son acquisition par le client, ainsi que le respect des conditions de sécurisation, d’inaltérabilité, de conservation et d’archivage remplies par le logiciel.
Il peut s’agir d’une auto-attestation engageant la responsabilité du fournisseur de logiciel, ou d’une attestation éditée par un organisme indépendant de normalisation comme l’AFNOR. La certification NF 525 n’est donc pas obligatoire, du moment que la caisse enregistreuse respecte bien les critères exigés par l’administration fiscale. À savoir : la production d’un faux certificat expose son émetteur à 45 000 euros d’amende.
Depuis le 1ᵉʳ août 2023, les commerçants sont confrontés à un nouveau changement dans leurs habitudes d’encaissement. Avec l’entrée en vigueur de la loi 2020-105 relative à la lutte contre le gaspillage et à l’économie circulaire, en effet, l’impression du ticket de caisse n’est plus automatique, et doit se faire uniquement sur demande expresse du client. Cette mesure, qui s’accompagne d’une généralisation des solutions de dématérialisation des tickets de caisse (par e-mail, sms, espace client online, etc.), concerne non seulement les tickets de caisse, mais également les tickets de carte bancaire et les bons promotionnels.
L’utilisation d’une caisse enregistreuse n’est pas obligatoire. Elle permet en revanche de se conformer à plusieurs obligations légales de transmission et de conservation des preuves de transactions. Si aucune loi n’impose aux commerçants de se doter d’un système de caisse informatique, certaines situations exigent d’être en mesure de produire un ticket, notamment les transactions supérieures à 25 euros TTC, ainsi que toutes celles pour lesquelles le client en fait la demande. Les tickets peuvent être établis à la main, mais l’opération est fastidieuse et le risque d’erreur accru.
L’obligation de disposer d’une caisse enregistreuse conforme, voire certifiée NF 525, ne concerne donc que les professionnels assujettis à la TVA qui utilisent un système d’encaissement informatisé, commerces physiques, à l’exclusion :
Bien que l’utilisation d’un logiciel de caisse ne soit pas obligatoire, elle est recommandée dans la plupart des secteurs pour des raisons évidentes de praticité. Outre le fait de faciliter la conformité aux obligations légales, comme l’impression de ticket, une caisse tactile offre de nombreuses autres fonctionnalités qui aident au pilotage d’un commerce : l’encaissement sans fil pour un food truck ou un stand sur un marché ; la prise de commande pour un restaurant ; le suivi du stock pour un magasin de chaussures ; ou encore l’analyse statistique des ventes et la gestion de la relation clients.
Tactill propose une caisse enregistreuse conforme à la loi de Finance 2018 et engage sa responsabilité dans le suivi des règles de conservation des données. Nos commerçants ont accès à tout moment aux documents de certification indispensables pour prouver leur bon respect de la réglementation en cas de contrôle fiscal.
Dans un contexte où la réglementation des caisses enregistreuses évolue rapidement, nous garantissons transparence et fiabilité, offrant ainsi une solution de caisse enregistreuse qui non seulement satisfait aux exigences légales, mais rassure ses utilisateurs quant à leur conformité fiscale.
Les normes visant les caisses enregistreuses, tout en étant un pas significatif dans la lutte contre la fraude fiscale, peuvent susciter des réactions mitigées au sein du secteur. L’approche pragmatique de Tactill est de respecter les réglementations en vigueur tout en soutenant les commerçants dans cette transition, et rester attentif aux potentielles nouvelles réglementations et conséquences dans l’utilisation de nos produits.
