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L’inventaire des stocks est l’opération qui consiste à comptabiliser les quantités de marchandises réellement en stock. Une opération essentielle au bilan comptable, qui permet de révéler des écarts entre le stock réel et les quantités affichées par le logiciel de gestion. Pourquoi le réaliser, comment est-il légalement encadré et quelles sont les meilleures techniques pour faire l’inventaire ?
Pour un commerçant, réaliser un inventaire des stocks relève d’abord d’une obligation légale. L’article L123-12 du code du Commerce prévoit en effet l’obligation pour un commerce de faire un inventaire au minimum une fois par an, avant la clôture de l’exercice comptable.
Mais au-delà de la dimension réglementaire, la réalisation d’un inventaire a aussi des avantages certains pour la gestion d’un commerce. Elle permet une meilleure gestion des stocks et un contrôle qualité avancé. L’inventaire s’inscrit en ceci dans une démarche d’amélioration des process et des décisions de gestion.
La fréquence des inventaires peut être adaptée aux besoins du commerce et à la vitesse de rotation de ses marchandises.
Choix le plus répandu dans les petits commerces, l’inventaire annuel consiste à comptabiliser une fois par an tout produit du stock, c’est-à-dire non facturé à un client, même s’il se situe hors des locaux. Ce type d’inventaire se prête particulièrement aux commerces qui disposent d’une gamme de produits limitée et d’un lieu de stockage unique. L’opération impose de mettre en arrêt l’activité durant l’inventaire, afin d’éviter tout risque d’erreur causé par des mouvements de marchandises durant l’inventaire. L’inventaire annuel est l’occasion de révéler des erreurs de stocks, mais aussi de réduire la présence dans le stock d’articles défectueux ou mal conditionnés.
Les commerces à la gamme de produits très étendue, ou qui disposent de plusieurs lieux de stockage, ont tout intérêt à procéder à un inventaire plusieurs fois par an. L’adoption de l’inventaire tournant nécessite des locaux de stockage très bien organisés. Cette méthode offre une visibilité précise du stock en évitant de manière plus efficace les problèmes de surstockage ou de ruptures liés à une mauvaise gestion des marchandises.
Ce type d’inventaire consiste à comptabiliser toutes les entrées et sorties en permanence, de manière à bénéficier d’une information en temps réel de l’état des stocks. La méthode se prête aux commerces qui disposent de peu de références et d’un stock réduit.
Les petits commerçants réalisent leurs inventaires en interne, aidés d’un ou plusieurs employés selon la quantité de stock à inventorier. Une méthode rigoureuse est nécessaire pour éviter les erreurs.
Les plus grosses structures peuvent externaliser leur inventaire, en faisant appel par exemple à des intérimaires qui travailleront sur des horaires nocturnes pour permettre d’assurer une continuité d’activité. Le choix de prestataires qualifiés est essentiel.
Un inventaire efficace se prépare avec plusieurs semaines d’avance. Il faut d’abord s’assurer d’une bonne organisation du stock, avec des produits visibles et correctement étiquetés, de manière à faciliter le scan des codes-barres. Pour un comptage manuel, vous pouvez préparer un tableau d’inventaire physique comprenant les colonnes suivantes :
Afin de réduire et faciliter le travail durant l’inventaire, il est utile d’éliminer au préalable du stock les articles sans valeur, c’est-à-dire périmés ou abîmés. Une opération de déstockage avant inventaire peut être effectuée de différentes manières :
Un inventaire doit être organisé de manière efficace, avec idéalement une personne responsable, et une ou deux personnes opératrices de saisie. Un double pointage des articles permet de minimiser les risques d’erreurs. L’inventaire peut être priorisé par zone, en commençant par les 20 % de références qui génèrent le plus de mouvements de stocks.
Que le comptage des marchandises soit informatisé ou manuel, l’inventaire doit se terminer par le rapprochement entre les quantités inventoriées et les données de votre logiciel de gestion des stocks. Ce dernier peut être intégré à votre logiciel de caisse. Un état d’inventaire devra être établi, comportant la liste complète du stock par référence avec leur valorisation.
