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Quel que soit le statut juridique de votre entreprise, la loi vous oblige à conserver certains documents plus longtemps que d’autres. La loi précise même les règles d’archivage d’entreprise relatives à l’administration interne. Découvrons les règles et durées de conservation des documents en entreprise.
Les commerçants sont tenus de conserver certains documents durant un temps précis pour se conformer aux obligations légales et fiscales françaises.
Les doubles de tickets de caisse doivent ainsi être conservés 2 ans pour pouvoir être produits en cas de réclamation ou de demande de garantie de la part des clients.
Les tickets de carte bancaire doivent être quant à eux conservés 5 ans au minimum, pour répondre aux obligations fiscales et servir de preuve en cas de litige.
Le journal de caisse, ou ticket Z, a une durée légale de conservation de 6 ans. Période durant laquelle les commerçants doivent pouvoir justifier leurs transactions auprès de l’administration fiscale.
Les autres documents comptables, comme les factures, relevés bancaires et livres de compte, peuvent être réclamés à tout moment durant 10 ans après la date de clôture de l’exercice par l’administration fiscale.
Le classement et la conservation des pièces bancaires sont obligatoires pendant 5 ans à 10 ans selon les pièces concernées.
Le délai de conservation de 5 ans est aussi valable pour les talons de chèques. Il s’agit en effet de pouvoir justifier de toutes les opérations bancaires lors d’un litige ou d’un contrôle. En cas de contestation, la conservation des talons de chèques permet de vérifier les encaissements et paiements. Il est recommandé d’archiver les talons de chèques dans l’ordre chronologique afin d’en faciliter la consultation.
Les commerçants, comme les particuliers, doivent conserver leurs relevés bancaires durant 10 ans. Pour répondre aux exigences légales en matière de fiscalité et de comptabilité, les relevés peuvent être conservés en format papier ou sous forme électronique, par le biais d’un archivage de documents sécurisé.
La durée minimale pour les documents de transports de marchandises est de 5 ans tandis que les documents de douane doivent être conservés au moins 3 ans. Si le contrat est conclu par voie électronique et qu’il concerne une prestation supérieure à 120 €, la durée de conservation des documents est de 10 ans. Ces délais sont imposés à l’entreprise afin qu’elles puissent apporter une preuve que ses activités soient légales et respectueuses des règles.
Pour les documents relatifs aux assemblées générales tels que les feuilles de présence, les comptes rendus de réunion, les rapports internes, la durée minimale d’archivage en entreprise est de 3 ans après la fin de l’exercice. Les avocats et les juges estiment qu’un délai de conservation des documents minimum de 5 ans est nécessaire pour tous les jugements de tribunaux et les documents juridiques afin que vous puissiez exercer vos droits.
Lorsqu’une entreprise ferme, vous devez impérativement attendre 5 ans avant de pouvoir vous débarrasser des documents administratifs après la liquidation ou la radiation (statuts, dépôt de bilan, registre de procès-verbaux, etc.). Les contrats d’investissements, les contrats d’acquisition de biens fonciers et/ou immobiliers, les contrats d’assurance parc immobilier/automobile, les contrats de crédit-bail seront préservés pendant 30 ans. Il est donc essentiel de se doter d’une solution à long terme d’archivage des documents dans une entreprise.
Personne n’est à l’abri d’un contrôle fiscal inopiné. Prenez soin de bien archiver vos déclarations d’impôt sur les sociétés, les bénéfices industriels et commerciaux (BIC), les bénéfices non commerciaux (BNC) et les bénéfices agricoles (BA), les impôts locaux, les taxes foncières, les TVA, les taxes professionnelles. Comme pour la conservation des documents comptables, les éléments concernant les revenus de l’année N-1 déclarés en année N doivent être consultables jusqu’à fin de l’année N+5.
La gestion du personnel est un domaine délicat qui doit toujours garder des traces de chaque démarche effectuée, notamment en cas de conflits prud’homaux ou de visite de l’inspection du travail. Le double des bulletins de paie ou leur version électronique, le registre du personnel, les contrats de travail, les primes, les indemnités, les soldes de tout compte, les déclarations d’accident de travail, les régimes de retraite se conservent 5 ans. L’archivage de ces documents doit permettre une consultation simple et rapide en cas de besoin.
Dans l’ensemble, le non-respect de ces règles d’archivage des documents d’entreprise est sanctionné par une amende pouvant s’élever jusqu’à 10 000 € suivant l’article 1734 du Code général des impôts. Il est donc préférable de mettre en place des processus d’archivage des documents clairs et systématiques pour se mettre à l’abri en cas de contrôle.
